Quy Định Về Lưu Trữ Hồ Sơ Nhân Sự

Câu hỏi: Công ty tôi mới thành lập. Tôi làm ở bộ phận nhân sự, xin hỏi: Công ty có cần lập sổ tay quản lý lao động không? Nếu phải lập sổ, thì tôi lập sổ điện tử để quản lý lao động được không, hay bắt buộc phải làm sổ giấy? ([email protected])

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Base HRM

Base HRM là phần mềm nhân sự toàn diện, trong đó có riêng một module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.

Base HRM hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ tinh gọn, nhưng khoa học và cực kì hiệu quả .

Với Base HRM, doanh nghiệp có thể:

Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình lưu trữ hỗ sơ nhân sự chi tiết, khoa học để đảm bảo các thông tin nhân sự được lưu và sắp xếp khoa học, tránh tình trạng thất lạc thông tin. Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. Ngày nay, chuyển đổi số ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp đã và đang hướng tới việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên biệt thay thế dần cho hình thức lưu trữ thủ công hoặc bằng excel. Đây là phương pháp vừa khoa học, vừa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, thời gian,…đồng thời lại cực kỳ thuận tiện trong việc thay đổi và điều chỉnh thông tin, tránh những sai sót không đáng có.

Sau khi hoàn thiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, các thủ tục này cũng phải lưu trữ cẩn thận. Vậy, quy định về việc lưu trữ này như thế nào? Thời gian lưu trữ là bao lâu? Cùng ALS tìm hiểu chi tiết thông tin ngay sau đây.

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi bao gồm các loại giấy tờ sau:

Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý tài sản phù hợp nhất với doanh nghiệp

Cập nhật quy định mới nhất về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay, chưa có quy định mới nhất nào về lưu trữ hồ sơ nhân sự được ban hành trong năm 2024. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định được ban hành trước đó và vẫn còn hiệu lực. Cụ thể, theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Trong đó:

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc, hồ sơ nhân sự thông thường sẽ bao gồm các giấy tờ liên quan đến người lao động như:

Trường hợp người lao động là người nước ngoài thì ngoài chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên, người lao động cần bổ sung thêm giấy phép lao động tại Việt Nam và Visa lưu trú còn thời hạn.

Lập danh mục các hồ sơ nhân sự

Việc lập danh mục các hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ một cách hiệu quả và dễ dàng tra cứu thông tin. Danh mục hồ sơ cần bao gồm các thông tin sau:

IV. Làm sao để lưu trữ hồ sơ hàng hóa XNK khoa học, tránh thất lạc?

Rất nhiều doanh nghiệp nắm rõ được sự quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ. Nhưng làm thế nào để lưu trữ khoa học, tránh mất mát, thất lạc thì không phải ai cũng biết.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình và cách lưu trữ khác nhau. Dưới đây, ALS gợi ý một số kinh nghiệm để các đơn vị, doanh nghiệp tham khảo; dễ dàng lưu trữ hồ sơ.

Đầu tiên, hệ thống lưu trữ hồ sơ cần phải bảo mật, đáp ứng được các yêu cầu lưu trữ như: đủ khoảng không gian, không bị ẩm mốc.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng lưu trữ điện tử để giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, phòng ngừa các rủi ro tài liệu bị mất. Bên cạnh đó, cần thực hiện sao lưu định kỳ và đảm bảo rằng dữ liệu được sao lưu được lưu trữ an toàn.

Để tăng tính tổ chức và dễ dàng tìm kiếm trong quá trình lưu trữ hồ sơ hàng hóa XNK. Dưới đây là một số phương pháp mà doanh nghiệp nên áp dụng:

I. Hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Hồ sơ hàng hóa xuất khẩu bao gồm nhiều loại giấy tờ, là hồ sơ thông quan theo quy định. Bao gồm:

Hồ sơ xuất khẩu thương mại bao gồm:

III. Lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa Xuất khẩu, Nhập khẩu trong công ty

Bản chính có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy. Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan, công ty phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, công ty cổ phần phải lưu bản điện tử.

Các chứng từ sau đây cần phải được lưu giữ:

(2) Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu, nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép;

(3) Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành trong trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng phải kiểm tra chuyên ngành được cơ quan hải quan cho phép đưa hàng về bảo quản và Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa phải lấy mẫu theo quy định của pháp luật quản lý, kiểm tra chuyên ngành;

(4) Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

(5) Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hợp đồng gia công, hợp đồng thuê gia công lại, hợp đồng thuê mượn, hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng sửa chữa, bảo hành và phụ lục hợp đồng, các chứng từ có liên quan đến điều chỉnh, bổ sung hợp đồng) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương;

(6) Hợp đồng ủy thác trong trường hợp ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu;

(7) Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

(8) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán;

(9) Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác, có giá trị tương đương;

(10) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với các trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;

(11) Bản kê chi tiết hàng hóa đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải có bảng kê chi tiết hàng hóa khi làm thủ tục hải quan;

(12) Tài liệu kỹ thuật, catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có);

(13) Danh mục máy móc, thiết bị và Phiếu theo dõi trừ lùi khi khai báo mã số đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam được ban hành kèm theo Thông tư 31/2022/TT-BTC và trường hợp phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời theo quy định tại Điều 7 và 8 của Thông tư 14/2015/TT-BTC: 01 bản chụp.

Lưu ý: Từ ngày 01/01/2023 (ngày Thông tư 31/2022/TT-BTC bắt đầu có hiệu lực) các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam ban hành kèm theo được áp dụng.

(14) Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả dữ liệu, chứng từ, tài liệu về xuất kho, nhập kho hàng hóa;

(15) Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán; định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có), định mức thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu;

(16) Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định trị giá hải quan;

(17) Hồ sơ khác liên quan đến việc miễn thuế; hồ sơ giảm; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

(18) Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có);

(19) Hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung, thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

(20) Hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai hải quan một lần;

(21) Các chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Việc lưu trữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan còn nhằm mục đích phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan, thanh tra với cơ quan hải quan.

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/giai-doan/luu-giu-ho-so-hai-quan-doi-voi-hang-hoa-xuat-khau-nhap-khau-trong-cong-ty-co-phan/6764.html